Genehmigungsmanagement: 4 Fragen, um die richtige Softwarelösung für Ihr Unternehmen zu finden und einzusetzen
Viele Unternehmen sind mit der Beantragung von Genehmigungen überfordert. Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt, mit denen Sie Ihre Prozesse rationalisieren können.
Wenn es um die Verwaltung Ihres Unternehmens geht, sollten Sie sich immer fragen, welche Art von Genehmigungsmanagement für Ihr Unternehmen erforderlich ist. Jede Behörde des Landes verlangt eine andere Genehmigung, teilweise mit besonderen Nebenbestimmungen. Manche sind extrem streng und schwer zu realisieren, andere wiederum sind ganz einfach zu erfüllen. Die Verwaltung von Genehmigungen ist dabei ein notwendiges Übel für einige Unternehmen, für manche kann sie aber auch über Leben und Tod entscheiden, z. B. im Umgang mit Gefahrstoffen, Notfallplänen oder in Hinblick auf den Brandschutz bei großen Bauprojekten. Die folgenden vier Fragen sollen Ihnen dabei helfen, welche Softwarelösung für das Genehmigungsmanagement die richtige für Sie ist.
- Wann sollten Sie sich für eine Software für Genehmigungsmanagement entscheiden?
Mit Softwarelösungen für das Genehmigungsmanagement können Sie schnell und unkompliziert auf Genehmigungen in Echtzeit zugreifen und jederzeit neue Genehmigungen mitsamt Nebenbestimmungen erstellen, verwalten, verfolgen und speichern. Darüber hinaus kann Ihnen eine Software Analysen zu Genehmigungen liefern und administrative Aufgaben automatisch übernehmen, zum Beispiel indem Fristerinnerungen per E-Mail an die verantwortlichen Personen verschickt werden. Mit der Genehmigungsanalyse erhalten Sie zudem wertvolle Informationen über die Bedingungen, unter denen die Genehmigung erteilt wurde, z. B. darüber, was passiert, wenn die Bedingung erfüllt ist oder unerfüllt verstreicht. Mit der effizienten Genehmigungsverwaltung per Softwarelösung sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für die Suche nach Genehmigungen, deren Erstellung, Verwaltung, Verfolgung und Speicherung aufwenden müssten. Das automatisierte Genehmigungsmanagement ist also eine gute Wahl für Unternehmen, die viele und bzw. oder komplexe Genehmigungsanforderungen haben. Wenn Sie beispielsweise den Genehmigungsstatus jedes Mitarbeiters an einem oder mehreren Standorten überwachen müssen, hilft Ihnen das Genehmigungsmanagement, den Überblick über alle relevanten Daten zu behalten. Mit einer Softwarelösung stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, bevor Sie mit einem Projekt beginnen und vermeiden Verzögerungen oder Probleme während des laufenden Betriebs – sei bei der Müllentsorgung, bei Bauprozessen oder in Ihrem Fuhrpark.
Kurz und knapp:
Je mehr oder komplexere Genehmigungen mit Nebenbestimmungen Sie zu verwalten haben, desto stärker profitieren Sie von einem Managementsystem.
Kurz und knapp:
Erarbeiten Sie mit allen Verantwortlichen ein Anforderungsprofil mit den benötigten Basisfunktionen und gleichen dieses mit dem Leistungsprofil der Genehmigungsmanagement-Lösung ab.
2. Was erwarten Sie von einer Softwarelösung für das Genehmigungsmanagement?
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits eine Form des Genehmigungsmanagements in Ihrem Unternehmen eingerichtet haben, um Ihre Prozesse zu rationalisieren – meistens sprechen wir hier von Excel-Lösungen. Eine native Verwaltungssoftware für Genehmigungen und Nebenbestimmungen arbeitet allerdings deutlich effizienter. Um diese Effizienz zu gewährleisten, müssen Sie genau definieren, was Sie von einem solchen Tool erwarten. Wird es Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen oder Schritte ganz zu eliminieren? Konzentriert es sich nur auf die Genehmigung oder kann es auch Ihre Anforderungen an Nebenbestimmungen und Projektmanagement erfüllen? Was können Sie mit dem Tool besser machen als mit dem, was Sie derzeit verwenden? Suchen Sie nach etwas, das einen manuellen Prozess automatisiert? Oder suchen Sie vielleicht etwas, das Ihnen bei der Verwaltung mehrerer Anträge hilft? Bevor Sie sich für eine Software zum Genehmigungsmanagement entscheiden, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie mit ihr erreichen wollen und von welchen Funktionen Sie am meisten profitieren. Hier ein exemplarischer Kurzüberblick über mögliche Aspekte:
Zentralisierte Verwaltung
Ressourcenoptimierung
Vereinfachte Bereitstellung und Aktualisierung
Sicherheitsmanagement
Benutzerverwaltung
3. Was sind Ihre Bedürfnisse beim Genehmigungsmanagement?
Wenn Sie das für Sie am besten geeignete Genehmigungsmanagementsystem gefunden haben, müssen Sie im nächsten Schritt genau festlegen, was zu tun ist, bevor Sie es einsetzen können. Zu den üblichen Anforderungen gehören die Genehmigung der Unternehmensleitung für die Einführung eines neuen Systems, die entsprechenden Zertifizierungen für die Mitarbeiter, die das System bedienen sollen, und die Durchführung der entsprechenden Schulungen. Tipp: Achten Sie hier schon auf die Benutzerfreundlichkeit einer Softwarelösung. Je höher diese ausfällt, desto geringer wird der Aufwand bei der Einführung bzw. Einarbeitung ausfallen. Die technische Seite des Genehmigungsmanagementsystems muss ebenso frühzeitig berücksichtigt werden. Prüfen Sie daher die Bereitstellung des jeweiligen Systems. Dazu kann das Herunterladen einer Testversion der Software oder der Zugriff auf eine Website und das Herunterladen eines Installationsprogramms gehören. Der Bereitstellungsprozess hängt darüber hinaus davon ab, ob das System auf einem vernetzten PC oder einem Anwendungsserver installiert werden soll. Im ersten Fall müssen Sie die Software auf der Workstation installieren und dann die entsprechenden Daten von der Workstation auf den Anwendungsserver übertragen. Im zweiten Fall laden Sie die Software einfach auf den Anwendungsserver hoch, und Ihre Benutzer greifen über einen Webbrowser auf die Anwendung zu. Für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist der Support durch den Softwarehersteller von entscheidender Bedeutung.
Kurz und knapp:
Klären Sie alle strukturellen, organisatorischen und technischen Fragen im Vorfeld und entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung mit zuverlässigem technischem Support.
Kurz und knapp:
Beide Optionen für den Betrieb einer Software für das Genehmigungsmanagement können sinnvoll sein – hier entscheiden die persönlichen Vorlieben bzw. Möglichkeiten im Unternehmen.
4. Ist eine Cloud- oder On-Premise-Lösung besser für das Genehmigungsmanagement?
Für Organisationen mit physischen Standorten gibt es mehrere Optionen für Genehmigungsmanagement-Software. Diese Lösungen werden in der Regel entweder vor Ort im Unternehmen eingesetzt oder bei einem Anbieter gehostet (Cloud-Lösung). Die Cloud-Option erfreut sich zunehmender Beliebtheit, weil die Systemadministration von technischer Seite stets durch erfahrene Profis erfolgt, während Vor-Ort-Software beim Kunden installiert und lokal verwaltet werden muss. Cloud-basierte Software wird also praktisch »gemietet«, ist sofort einsatzbereit und muss nicht beim Kunden installiert werden. Für Unternehmen ist es wichtig, den Unterschied zwischen diesen beiden Optionen zu kennen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile. Vor-Ort-Software erfordert zum Beispiel mehr Zeit und Ressourcen für die Einrichtung und Verwaltung. Außerdem muss sie regelmäßig aktualisiert werden, was kostspielig sein kann und möglicherweise eine Neuarchitektur des Systems erfordert. Die Cloud-Option erfordert meist hohe Vorlaufkosten, Verwaltungsressourcen und kann – vor allem bei Abo-Modellen – die Kosten von On-Premise-Lösungen deutlich übersteigen.
Die beste Lösung sollte individuell ermittelt werden
Bei der Effizienz des Genehmigungsmanagements kommt es letztlich darauf an, die richtige Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden. Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, hat andere Bedürfnisse. Die Genehmigungsverwaltung kann entsprechend so einfach sein wie das Hochladen von Fotos in Ihr System oder es muss etwas Komplexeres sein, zum Beispiel mit der Möglichkeit, mehrere Standorte und Betriebsstätten gleichzeitig zu verfolgen. Welche Lösung Sie genau wählen, hängt von Ihrem Budget, den benötigten Funktionen und den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen ab. Ihr Vorteil mit unserem Genehmigungsmanager: Das System lässt sich flexibel und individuell anpassen, sodass es nahezu allen Anforderungen an das bequeme Genehmigungsmanagement gerecht werden kann.
Sind Sie beim Genehmigungsmanagement auf der Suche nach einer Softwarelösung, die für Sie arbeitet und nicht umgekehrt?
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